与被审计单位的沟通在审计过程中至关重要,它不仅有助于获取准确的信息,还能促进双方的理解和合作,确保审计过程的顺利进行。以下是加强与被审计单位沟通的一些建议:
一是明确沟通目的,做好准备工作。首先,在与被审计单位沟通之前,审计人员应明确沟通的具体目的,有针对性地提出问题,提高沟通效率。包括了解被审计单位的业务环境、营运状况、内部控制、特定风险领域和关键业务的真实性等,以及收集审计证据、建立信任关系等。其次,审计人员应提前了解被审计单位的基本情况,包括其行业特性、业务范围、组织架构、关键业务流程和历史审计发现等。再次,准备好详细的问题清单和沟通提纲,确保沟通内容全面且有条理,能够全面、系统地获取所需信息。最后,为审计人员提供关于被审计单位行业知识、业务流程等方面的培训,以便更深入地了解其运营环境和潜在风险。
二是尊重对方,建立信任关系。尊重是有效沟通的基础和前提条件。首先,审计人员应摆正自身心态,对被审计对象保持谨慎谦虚的态度,充分尊重和理解他们的工作。其次,在沟通过程中,应真诚、平等地交流,充分听取被审计单位的意见,以建立信任关系。这种信任关系有助于双方更好地合作,共同解决问题,提高审计过程的效率和准确性。
三是选择合适的沟通方式和环境。首先,根据沟通的目的和对象,选择合适的沟通方式。例如,对于复杂或敏感的问题,可以采用一对一的沟通方式;对于需要全面了解情况的问题,可以采用召开座谈会等形式的多人互动。其次,选择合适的沟通场所,创造良好的沟通环境。对于典型的收集事实的沟通,可以将沟通安排在被审计单位的工作场所或使沟通对象感觉舒适的环境中,这有助于沟通对象放松心态,积极配合,更真实地表达自己的想法。
四是掌握沟通技巧。首先,审计人员在表达审计意思时,应言简意赅、通俗易懂,清晰准确地表达自己的想法、意见和建议,以确保对方能够理解自己的意思。同时,要注意语速、语调和身体语言,以传递出真诚和尊重的信息。其次,提问时要围绕审计目标,精列要点,做到深浅适度。避免使用指责性或领导性口吻,而是采用开放性的问题或探询性的问题,以引导受访者自由表达,获取更多信息。最后,倾听是沟通中非常重要的一环。审计人员应少“说”多“听”,创造信任气氛,使受访者愿意提供信息。同时,在倾听过程中,要注意抓住沟通对象所提供的资料、证言、证据之间的相互矛盾之处,以便进一步追问和核实。
五是注重后续跟进。沟通不是一次性的活动,而是需要持续跟进的过程。在沟通结束后,审计人员应及时整理沟通记录并进行分析总结。对于未解决的问题或需要进一步核实的情况,应及时与被审计单位联系并跟进处理。同时,也应保持与被审计单位的良好沟通关系以便在未来的审计工作中更好地合作。
综上所述,与被审计单位进行有效沟通需要审计人员具备扎实的专业素养、良好的沟通技巧和积极的工作态度。通过明确沟通目的、尊重与平等对待、注重沟通技巧与方式、建立信任与合作关系以及持续反馈与改进等措施的实施,可以显著提升审计沟通的效果和质量,促进审计工作的顺利进行。(蒋长征)