当前位置: 首页 > 审计论坛
利用EXCEL开展审计基础数据分析技巧
信息来源:灌南县审计局 发布日期:2020-10-09 浏览次数: 字号: [小] [中] [大]

随着各行各业信息化水平的提高,不仅为审计提供了发展的契机,也对审计提出更高要求。以前审计人员面对基本上是纸质的财务账本、手工登记的业务台账等资料,而在我接触审计工作的两年以来,目前审计面对的不仅仅是纸质资料,更多的是纷繁复杂的各种电子数据,大数据分析也逐渐的进入到每个人的视野中,提起数据审计分析,大多数人立即会想到SQL SERVER、ORACLE等大型数据库,却忽视了审计人员最常用的审计数据分析工具——EXCEL。

当然不可否认SQL SERVER、ORACLE等大型数据库在分析处理大数据上有着强大的先天优势,但是EXCEL友好的用户界面、灵活的数据格式、强大的扩展功能,使其在中小型数据审计分析方面将具有不可替代的优势,而且随着微软公司对EXCEL的不断改进,更有利于审计人员运用EXCEL从事数据审计分析。EXCEL在大数据审计分析方面除大家最常用、最有效的自动筛选,还有几大利器:VBA、函数及公式、数据透视表,如果对Excel如果能够熟练掌握,其必将使审计工作事半功倍,增添无穷的乐趣。

一、利用VBA,进行Excel数据整理

在审计工作中经常遇到多个格式一模一样的工作表要合并到一张总表的情况,例如在同级审审计中,火化人员花名册按照各镇放置于不同的工作表中,下面举例用VBA来实现将不同工作表的数据整理到同一张工作表中,这样便于后续数据分析使用。

第一步:原始数据如图,有11个工作表,结构是一样的,在合并之前要将11个表格整理成格式一致的工作表,另外新建一个工作表,作为汇总用,如图1所示:

微信图片_20201009105548.png

图1

第二步:启用宏,开发工具—宏设置—启用所有宏,如图2所示:

微信图片_20201009105539.png

图2

第三步:进入VBA编辑器,并填写将同簿不同工作表合并为一张工作表代码,该代码可以直接使用,只需要根据表格的实际情况修改一下列即可,“新安镇”为第一个表,11个表格格式相同,a-j列为有数据的列,如图3所示

微信图片_20201009105552.png

图3

根据excel表格整理成相同格式的工作表,红框内的列数及表名根据excel工作表实际情况变换。并执行,我们将得到如下合并之后的工作表,如图4所示:

微信图片_20201009105556.png

图4

二、利用Excel中VLOOKUP函数,进行数据查询分析

在扶贫审计工作中,我们常需要查询建档立卡户人员是否是财政供养人员,建档立卡户的适龄学生是否享受助学金政策;在就业补助资金审计中,我们常需要查询本年度领取过就业补助资金的人员是否在以前年度也领取过相同补助的人员;在企业养老金审计中需要查询是否已死亡的人员仍在领取养老金等问题,以上问题在数据量不大的情况下均可以通过VLOOKUP函数快速完成。

例如在上述火化人员花名册进行整理成一个工作表之后,通过两个表中都含有身份证号码这一字段,可以查找出既在被征地农民领取补贴表中,又在火化人员花名册中的人员,即已经死亡人员未及时清理,造成补贴多发放的情况。此时对于没有进行数据库相关学习的人来说,这个时候便可以通过EXCEL表中的VLOOKUP函数进行快速的数据查询和分析。首先简单介绍一下VLOOKUP函数,VLOOKUP(查找值,数据表,列序数,[匹配条件])。①查找值:根据什么查找,查找值必须位于数据表的第一列;②数据表:查找的区域,如果查找到多个值,只返回查找到的第一个所对应的数据;③列序数:返回数据表中第几列的数据(查找结果所对应的);④匹配条件:可选,如果为0表示精确查找;1或省略表示模糊查找。

我们在被征地农民明细表中的空白列,选择公式-插入函数—VLOOKUP,能匹配到身份证号码的人员,即是两个表共同存在的数据,即已经死亡但是仍在领取被征地农民失地补贴,如图5、图6所示:

微信图片_20201009105600.png

图5

微信图片_20201009105603.png

图6

三、利用Excel中的数据透视表进行分类汇总

在扶贫审计项目中,我们想要根据县扶贫办提供的建档立卡户信息表,对致贫原因进行分类展示,统计各个致贫原因的人数,包括已脱贫、未脱贫的人数,因此我们可以用数据透视表进行快速的分类统计,且一目了然,如图7、图8所示:

微信图片_20201009105607.png

图7

微信图片_20201009105610.png

图8

总体来说,excel相比SQL、physon等计算机语言上手更快,可以快速实现分类汇总、关联运算、自动计算等多种功能,其灵活的功能、直观的方式、快速的运算使得在审计项目中运用十分便捷。(灌南县审计局 刘飞)

苏ICP备 05002003号 

苏公网安备 32070502010522号